Bir firmaya teklif gönderiyorsun. Mail adresin ahmetusta1985@hotmail.com.
Karşı taraf teklifi okumadan önce bir şeye karar veriyor bile: bu işletme ne kadar
oturmuş?
Haksızlık gibi görünüyor ama gerçek. Özellikle kurumsal müşteriye satış yapıyorsan — sanayi, ihale, bayilik, toptan — kendi alan adınla biten bir e-posta adresi, kartvizitten bile önce gelen bir güven işareti.
Önce kavramları ayıralım
Karışan üç şey var:
| Ne demek | Örnek | |
|---|---|---|
| Alan adı | İnternetteki adresin | ustaoto.com |
| Web sitesi | O adreste duran sayfalar | ustaoto.com açılınca görünen |
| E-posta | O adresle biten posta kutusu | info@ustaoto.com |
Üçü ayrı şey ama e-posta için alan adı şart. Alan adın yoksa
info@ ile biten bir adres alamıyorsun. Alan adı yıllık 200-400 ₺
bandında; bu işin tek zorunlu masrafı.
Hangi adı seçmeli: info@, iletisim@, isim@?
Tek kişilik bir işletmeysen kendi adın daha sıcak duruyor:
mehmet@ustaoto.com. Kurumsal müşteriye satıyorsan
info@ daha güvenli, çünkü kişiye değil şirkete yazıldığı hissi veriyor.
Pratikte en iyisi ikisi birden: bir kişisel, bir genel adres. Genel adresi telefonda ve tabelada kullan, kişisel adresi yazışmalarda.
Kaçınılacaklar: satis1@, info2@ gibi numaralı adresler;
Türkçe karakterli adresler (bazı sunucular reddediyor); çok uzun adresler (telefonda
söylerken sorun çıkarıyor).
Yol 1 — Sitenle birlikte gelen e-posta
Alan adını aldığın yerde ya da site kurduğun yerde çoğunlukla e-posta kutusu da dahil geliyor. Ek ücret ödemeden birkaç adres açabiliyorsun. Küçük işletmelerin büyük kısmı için bu yeterli.
Avantajı: ayrı bir hesap açmıyorsun, tek yerden yönetiyorsun. Dezavantajı: bazı sağlayıcılarda posta kutusu alanı sınırlı (1-5 GB) ve arayüz eski olabiliyor.
Yol 2 — Google Workspace / Microsoft 365
Kendi alan adınla Gmail ya da Outlook kullanmak istiyorsan bu iki hizmetten birine abone oluyorsun. Kullanıcı başına aylık ücret var (yaklaşık bir öğle yemeği kadar).
Ne zaman mantıklı: birden fazla çalışan varsa, ortak takvim/dosya kullanılıyorsa, telefon ve bilgisayarda sorunsuz senkron isteniyorsa. Tek kişilik işletme için genelde gereksiz.
Yol 3 — Yönlendirme (en ucuz çözüm)
Yeni bir posta kutusu açmadan, info@ustaoto.com adresine gelen
maillerin mevcut Gmail'ine düşmesini sağlayabilirsin. Çoğu alan adı
sağlayıcısında bu ücretsiz.
Ama burada çok yapılan bir hata var: gelen maili yönlendirmek yetmiyor, cevap
verirken de o adresten görünmen gerekiyor. Aksi halde müşteriye
info@ustaoto.com yazan biri, cevabı ahmetusta1985@hotmail.com
adresinden alıyor ve kazandığın güven anında gidiyor.
Gmail'de Ayarlar → Hesaplar → Başka bir e-posta adresi ekle adımıyla, gönderirken kendi alan adını kullanabiliyorsun. Yönlendirme kuran herkesin bu ikinci adımı da yapması şart.
Mailin spam'a düşmesini engelleyen üç kayıt
Kendi alan adınla mail göndermeye başladığında yeni bir sorun çıkıyor: mailler karşı tarafın spam klasörüne düşüyor. Sebep neredeyse her zaman aynı — alan adının DNS ayarlarında üç kaydın eksik olması.
- SPF — "bu alan adı adına kimler mail gönderebilir" listesi
- DKIM — giden maile atılan dijital imza, yolda değişmediğini gösterir
- DMARC — ilk ikisi tutmazsa ne yapılacağını söyleyen kural
Bunları e-posta sağlayıcın sana hazır veriyor; senin işin alan adı panelinde ilgili satırları eklemek. Teknik geliyorsa alan adını aldığın yerin desteğine "SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını ekler misiniz" demek yeterli — standart bir istek.
Bu üçü kurulmadan gönderilen teklif maillerinin ciddi bir kısmı karşı tarafa hiç ulaşmıyor. Mail attığını sanıyorsun, adam görmüyor bile.
Kurulum sonrası 5 dakikalık kontrol
- Kendi kişisel adresinden yeni adresine mail at — geliyor mu?
- Yeni adresten kişisel adresine cevap yaz — gönderen kim görünüyor?
- Telefonundaki mail uygulamasına ekle, bildirim geliyor mu?
- Bir arkadaşına at, spam'a düşüyor mu diye sor.
- Adresi Google İşletme Profili'ne, kartvizite ve sitenin iletişim sayfasına yaz.
Sık sorulanlar
Alan adım var ama sitem yok, yine de mail alabilir miyim?
Evet. E-posta ve web sitesi birbirinden bağımsız çalışıyor. Ama alan adına para
verdiysen orada bir sayfanın durması mantıklı — insanlar mail adresini görünce siteye
de bakıyor, açılmayan adres tersine güven kaybettiriyor.
Kaç adres açabilirim?
Sağlayıcıya göre değişiyor, çoğu pakette 5-10 kutu var. Tek kişilik işletmede
1-2 adres fazlasıyla yeter.
Eski adresimi kapatmalı mıyım?
Hayır. Eski adres yıllardır her yerde kayıtlı; kapatırsan bankadan, muhasebeciden
gelen mailleri kaçırırsın. Yenisini dışarıya dönük yüz olarak kullan,
eskisini kişisel olarak tut.
İletişim sayfasında bu adresin nasıl duracağını web sitesi metinleri yazısındaki iletişim bölümünde anlattık.
Kısacası
Kendi alan adınla biten bir e-posta, yıllık birkaç yüz liraya alınan en ucuz kurumsallık işareti. Yönlendirmeyle başlayabilirsin ama giden mailde de kendi adresin görünsün ve SPF/DKIM/DMARC kayıtlarını mutlaka ekle — bu ikisi atlanınca kurulum yarım kalıyor.
Alan adı kısmı kafanı karıştırdıysa alan adı mı ücretsiz adres mi yazısında ikisinin farkını ve hangisinin ne zaman yeteceğini anlattık.